Surat Menyurat dan Administrasi

Surat Menyurat dan Administrasi

            Kadang-kadang dalam perusahaan kecil, digunakan surat pesanan dari pembeli sebagai surat Perintah Pengiriman. dalam keadaan seperti ini, apabila surat pesanan itu datanya tidak lengkap, bagian pesanan akan melengkapinya. apabila pesanan langganan dipakai sebagai surat perintah pengiriman, berarti tidak ada tembusan yang dibuat sehingga bagian-nagian yang terlibat dalam penjualan tidak dapat bekerja pada waktu yang sama.

            Dalam prosedur pesanan penjualan yang menggunakan formulir surat perintah pengiriman dengan tembusan-tembusannya, bagian pesanan membuat surat perintah pengiriman yang masing-masing lembar atau tembusan akan dibagi ke bagian-bagian yang membutuhkan.

            Berikut ini adalah sebah contoh surat Perintah Pengiriman yang dibuat di bagian pesanan.

Gambar Surat Perintah Pengiriman

            Surat yang lainnya yang biasa digunakan dan diperlukan dalam suatu perusahaan adalah surat penrnyataan piutang. surat pernyataan piutang merupakan suatu formulir yang menunjukkan piutang pada langganan untuk tangga tertentu dan dalam bentuk surat pernyataan piutang tertentu terdapat perincian pendukungnya.

            Bentuk-bentuk surat pernyataan piutang ini adalah sebagai berikut :

- Surat pernyataan saldo akhir bulan

- surat pernyataan elemen-elemen terbuka

- surat pernyataan tunggal

- surat pernyataan saldo berjalan dengan rekening konvensional. Masing-masing bentuk digunakan sesuai dengan keadaan yang mendukung dan contoh-contoh dari bentuk-bentuk surat pernyatan piuatang ini diperlihatkan berikut ini.

Gambar surat Pernyataan Saldo akhir Bulan

Gambar Surat Pernyataan elemen-elemen terbuka

Gambar Surat Pernyataan Tunggal

Promosi dan Periklanan

Promosi dan Periklanan

            Setelah produsen menghasilkan barang, menetapkan harga, dan menyalurkan melalui para distributor, maka muncul kegiatan linnya, yaitu menyebarkan informasi atau komunikasi pada para calon konsumen, bahwa barang tersebut sudah tersedia di pasar.  Ini adalah suatu bentuk komunikasi dari perusahaan terhadap masyarakat. Kegiatan memproduksi barang, menetapkan harga dan menyalurkan tidak akan ada gunanya apabila tidak rterjual karena belum dikenal oleh calon konsumen. Usaha komunikasi dengan promosi ini dikatakan sebagai “beat the drum” yaitu kegiatan memukul genderang yang diarahkan ke masyarakat luas. Dengan demikian arti dari promosi ialah kegiatan untuk menyampaikan informasi, berkomunikasi dan meyakinkan masyarakat terhadap sesuatu.

            Promosi ini terdiri atas 4 bentuk yaitu :

- Periklanan atau advertising

- Personal Selling

- Publicity

- Sales Promotion dan ada lagi yangmenambahkan dengan kegiatan

- Public Relation.

            Suatu usaha promosi jika dilaksanaakan dengan baik akan dapat mempengaruhi konsumen menegnai dimana dan bagaimana konsumen membelanjakan pendapatannya. Promosi bertujuan menjaga agar demand tidak elastis. Promosi dapat membawa keuntungan baik bagi produsen maupun konsumen., Keuntungan bagi konsumen ialah konsumen dapat mengatur pengeluarannya lebih baik misalnya konsumen yang membaca iklan, ia dapat membeli barang yang lebih murah. Dengan dipasangkannya iklan di surat kabar, majalah dan sebagainya, maka harga surat kabar tersebut bisa terjangkau oleh masyarakat umum. Jika tidak ada penghasilan surat kabar dari para pemasang iklan, maka harga surat kabar itu akan mahal sekali. Sebagai kerugiannya, konsumen dibujuk untuk membelibarang yang terkadang belum dibutuhkannya, atau belum waktunya ia harus memiliki barang tersebut.

            Keuntungan bagi produsen ialah promosi dapat menghindarkan persaingan berdasarkan harga, karena konsumen membeli barang karena tertarik akan merknya. Promosi menimbulkan goodwill terhadap merk.

            Goodwill terhadap merk artinya konsumen selalu ingat akan merk tersebut. Jika ditanyakan kepada sekelompok orang, apakah odol yang kamu pakai ? mereka sebagian besar menjawab ododl merk X. ini berarti konsumen sudah memiliki preferensi terhadap suatu merk. Demikian pula terhadap merk minuman yang terkenal, atau bahkan warna ciri khas suatu produk.

            Dan biasanya pada pikiran konsumen ada tiga jenis merk yang paling diingatnya misalnya coba sebut merk odol yang paling anda ketahui ...., Coba sebutkan tiga merk rokok yang paling kamu kenal ....., Coba sebut tiga merk minuman yang paling kamu senangi .... Konsumen akan paling cepat menyebut tiga merk tersebut. Merk-merk tersebut sudah mendapat tempat di hati konsumen, dan sudah terpupuk semacam goodwill terhadap merk. Promosi bukan saja dapat memperbesar penjualan, akan tetapi juga dapat menstabilkan produksi dan menekan harga pokok. Dengan promosi diharapkan penjualan meningkat, dan produksi harus diperbesar. untuk memperbesar produksi, maka bahan baku harus dibeli lebih banyak dengan harga lebih murah karena adanya discount. Ini berarti dapat mengurangi biaya variabel.

Advertising atau Periklanan

             Yang dimaksud dengan advertising atau periklanan ialah “any paid form of non personal presentation and promotion of goods, services or ideas by an identified sponsor”. Sebagai media dari advertising kita kenal surat kabar, najalah, surat (direct mail). TV, radio, bioskop, papan reklame, car cards, lampu-lampu, katalog, buku telepon dan sebagainya.

            Pemilihan media advertising atau periklanan yang akan digunakan bergantung

- Daerah yang akan dituju

- Konsumen yang diharapkan.

-Appeal atau daya tarik yang digunakan oleh media-media tersebut.

- Fasilitas yang diberikan oleh media-media tersebut dalam hal biaya.

Type Advertising (periklanan)

            Advertising atau periklanan terdiri dari beberapa type antara lain :

1. Price Advertisingm, yaitu advertising atau periklanan yang menonjolkan harga yan menarik. Contohnya dapat kita baca dari iklan; kamera saku kamera masa kini, untuk siapa saja, Fujika pocket 250, hanya 17.700. berikut tas dan film.

2. Brand advertising yang memberikan impressi mengenai nama brand kepada pembaca atau pendengarnya seperti Instant Dancow instant, kini Dancow Instant lezat, hanya 4 detik Dancow instant-dancow instant.

3 Quality advertising yang mencoba menciptakan impressi bahwa produk yang direklamekan memiliki mutu yang tinggi. Misalnya: pakailah vim untuk lantai lainnya. Vim pembersih lantai yang ampuh.

4. Product advertising berusaha mempengaruhi konsumen dengan faedah-faedah dari pemakaian suatu produk. Contoh : Agree; Shampo untuk pemeliharaan kesuburan dan keindahan rambut anda.

5. Institusional advertising yaitu menonjolkan nama dari perusahaan dengan harapan konsumen memiliki kesan mendalam mengenai nama perusahaan tersebut, sehingga ini merupakan jaminan mutu Bayer jaminan mutu.

6. Prestige advertising yang berusaha memberikan fashion pada suatu produk atau mendorong masyarakat mengasosiasikan produk tersebut dengan kekayaan atau kedudukan.. Seperti orang-orang penting di dunia memakai arloji Rolex. titus ....selera wanita jelita.

            Di samping type di atas, kita kenal juga apeal yaitu daya tarik yang ditimbulkan oleh advertising, yaitu sebagai berikut :

1. Appeal yang memberikan rasa kebanggan bila menggunakan produk yang bersangkutan. misalnya: “Semua perhatian ditujukan kepada kamu apabila memakai batik keris. “ Lowrey organ bagaikan nama sebuah konsert”.

2. Economy appeal yaitu daya tarik yang mengemukakan bahwa sipembeli akan mendapat penghasilan bila memakai atau menggunakan produk tersebut, atau produk itu lebih hemat, tahan lama dan sebagainya. contoh “CV” Langgeng mendorong ke arah masa depan anda yang gemilang, karena dengan anda memiliki mesin fotocopy Toshiba berarti investasi yang terjamin.

3. appeal yang mengemukakan rasa kasih sayang contoh: “Bedak Bayi Johnsons, selembut kasih sayang dan seterusnya.

            Dalam prakteknya setiap macam periklanan, tidaklah menonjolkan satu macam appeal saja, tapi seringkali appeal yang bermacam-macam. Contoh di atas hanya diberikan buat sekedar memperjelas saja.

            Setelah berbicara panjang lebar mengenai reklame, baiklah kita tinjau apakah reklame itu. Reklame berasal dari dua kata yaitu re dan clamo: re artinya berulang-ulang, clamo artinya berseru. Jadi artinya berseru berulang-ulang.

            Kegiatan reklame yang artinya berseru berulang-ulang ini dilakukan dalam berbagai bentuk sebagai berikut:

- Papan reklame yang didirikan di pinggir jalan tempat strategis sehingga jelas dipandang. Papan reklame ini dimanfaatkan pula sebagai sarana hiasan kota dengan menggunakan warna warni lampu yang meneranginya. Dapat dipasang rendah dari tanah, atau dipasang tinggi di atas bangunan bertingkat.

- Poster ini berupa tulisan singkat tentang apa yang dipromosikan di atas kertas atau kain. Gambarnya agak mencolok.

- Katalog, ini juga dibuat di atas kertas dengan desain yang menarik, berisi keterangan dengan gambar disertai foto dan daftar harga barang yang ditawarkan.

- Folder, ini dibuat dalam bentuk kertas yang dilipat-lipat sehingga menarik, kecil mungil, dihias tulisan dan gambar, foto.

- spanduk , ini pada umumnya dibuat pada kain yang ditulis kadang-kadang juga diberi gambar dipasang atau direntang di jalan-jalan, ataupun di depan gedung atau bangunan tertentu.

- Slide ini bahan yang diproyeksikan di dalam bioskop sehingga menjadi bahan iklan di bioskop

- Iklan, adalah sejenis reklame yang dipasang pada media cetak seperti surat khabar. majalah atau media elektronik seperti Televisi dan Radio.

            Dalam membuat reklame ada dua bagian yang penting, yaitu :

-  Tema reklame yang selalu menonjolkan tema serita mengenai barang pada konsumen. Ditonjolkan  bahwa barangnya jauh lebih baik dari barang lain. Barangnya selalu nomor satu  di dunia. sehingga reklame tersebut menimbulkan brand image pada konsumen.

- aksi reklame, disini tidak menonjolkan barang nomor 1 melainkan megadakan sesuatu aksi kepada konsumen misalnya memberikan potongan sekian persen.

Memajukan Hasil Usaha

. Memajukan Hasil Usaha

            Dalam pembahasan kita kali ini akan dicoba menjelaskan bagaimana memajukan dan mengambangkan usha Salon. Pemilik Salon yang berpeluang tinggi untuk berhasil dalam bisnis salon adalah mereka yang sangat memperhatikan pelayanan kepada pelanggannya atau service oriented. Mereka bukanlah penata rambut dan pemilik salon yang melulu mengejar keuntungan dalam bisnis salon, pokoknya untung dulu, urusan lain belakangan.

            Kalau kita mencermati skema atau bagan profit (laba) suatu usaha adalah menjadi sasaran urtama, untuk dapat mencapai kesasaran yang kiita harapkan tersebut tentunya harus melalui tahap-tahap situasi yang sangat perlu dijalani. Dengan sendirinya bila kita berupaya keras, disiplin dan sabar menapaki setiap anak tangga tersebut. Maka Cepat atau lambat akhirnya profit sebagai tujuan akhir dapat kita raih.

Gambar Bagan Tangga Menuju Profit

1. anak tangga Pertama

            Anak tangga pertama adalah untuk memberikan pelayanan yang baik, bermutu dan lengkap pada saat pelanggan berada di salon, sehingga masih dapat dirasakan sentuhan pelayanan tersebut di kala pelanggan meninggalkjan salon bahkan masih terbayang sampai di rumah. Perluasan pelayanan di salon dapat mencakup jenis layanan jasa maupun penyediaan produk retail perawatan tubuh, wajah dan rambut yang bermutu tinggi dengan hsil yang terlihat nyata.

2. anak Tangga kedua

            anak tangga kedua adalah kelanjutan dari anak tangga pertaama di mana kita akan menemukan pelanggan yang puas karena baiknya pelayanan dan dinikmati pada setiap kunjungan pelanggan yang puas ini akan menjadi promotor terbaik, karena mereka dengan bangga akan meneruskan pengalaman ini kepada teman-temannya.

3. anak Tangga Ketiga

            Kita akan menemukan pelanggan yang setia dan berdedikasi hanya pada pelanggan yang telah beberapa kali nberkunjung ke salon, dimana pada setiap kunjungannya mereka dapat menikmati pelayanan yang memuaskan secara terus menerus dari berbagai faktor seperti : penata rambutnya ramah, pijatan cream bathnya pas, guntingannya cocok, masalah-masalah yang berhubungan dengan rambut seperti kerontokan , ketombe, rambut kusam, bisa teratasi dengan harga yang tidak terlalu mahal. Sampai di rumah masih terasa kalau habis ke salon. Kesetiaan pelanggan tersebut menjadikan pelanggan tidak berdaya dan tidak mau coba-coba ke tempat lain bila harus potong rambut, karena takut ambil resiko kalau-kalau kurang sreg, pokoknya harus salon satu ini saja.

4. Anak Tangga Keempat

            Apabila setiap pelanggan yang datang merasa puas maka akan menjadi setia mereka akan kembali dan kembali lagi, bahkan mengajak teman atau kerabatnya. Dan bila teman atau kerabatnya puas ,mereka menjadi setia dan mengajak teman yang lainnya. Pelanggan pun semakin banyak disertai jadwal kunjungan yang semakin sering. Hari ini untuk masalah rambut, minggu depan untuk masalah kulit berkerut dan seterusnya.

            Sangat jelas, hasil akhir berada di tangga kelima dimana profit atau laba datang dengan sendirinya tentunya jumlah profit yang diperoleh mungkin dapat mengejutkan karena tidak diperhitungkan sebelumnya.

            Ternyata dalam hal ini faktor untuk memajukan usaha dalam bidang salon aadalah pelayanan. Sekarang yang menjadi pertanyaan kita apakah sebenarnya pelayanan itu ? Kebutuhan setiap pelanggan datang ke salon tidak selalu sama, perlu membuat identifikasi kebutuhan tersebut. Kemudian sesuaikan dengan keadaan, kemampuan dan pengalaman lalu tetapkanlah jenis pelayanan yang akan disediakan. apakah hanya difokuskan pada perawatan rambut, wajah atau facial atau dilengkapi dengan perawatan tubuh atau melengkapi layanan SPA (Sante Par Aqua) yang mulai menjamur dan banyak diminati. Semakin lengkap jasa yang tersedia tentunya semakin baik, namun tentunya harus sesuai dengan besarnya dana investasi dan sumber daya manusia yang dimiliki serta target market yang dituju. Karena Investasi untuk menyediakan jasa facial cukup mahal apalagi SPA.

            Selain peralatan dan tata ruang. Pilihan produk yang akan dipakai perlu diperhatikan unsur kualitasnya, jangan memberikan “over promising” (janji Berlebihan) mengenai kegunaan dan hasil akhir dari suatu produk yang ditawarkan di salon.

            Manfaatkan dinding yang kosong dengan menempatkan rak-rak untuk menjual produk retail atau eceran seperti lipstik, produk styling, produk perawatan ketombe, kerontokan rambut, rambut kering dan kusam dan hindari menjual produk yang banyak terdapat di supermarket, sebaiknya hanya menjual produk yang eksklusif untuk salon. Produk seperti ini memberikan nilai tambah bagi penata rambut, karena dijual melalui saran penata rambut, sebagai orang yang paling mengerti tentang rambut dan permasalahannya.

            Selain itu range produk perlku komplit, agar dapat mengatasi segala jenis problem yang dihadapi oleh client. akan terkesan sangat tidak profesional misalnya jika kita menawarkan satu jenis shampoo untuk semua pelanggan. Jenis rambut orang tidak sama, ada yang normal, agak kering, atau berminyak sekali. Shampo untuk rambut normal dipakai di kulit kepala nberminyak akan menjadikan kulit kepala semakin berminyak, sedangkan jenis kulit kepala kering menggunakan shampoo untuk rambut berminyak hasilnya akan semakin kering, bisa langsung berketombe atau rontok.

            Buatllah kartu pelanggan untuk mencatat data pelanggan, dengan mendokumentasikan jenis layanan dan masalah rambut yang pernah dikeluhkan serta perkembangannya selama perawatan hal tersebut akan membantu kita dalam menawarkan alternatif solusii secara lebih profesional.

            Mutu yang baik tidak perlu harus diikuti dengan harga yang mahal. apalagi konsumen sekarang sudah sangat kritis dan persaingan di dunia salon semakin ketat, ditandai dengan menjamurnya salon dimana-mana. Tawarkanlah harga yang pantas dan bersaing.

            Manajemen yang baik akan sangat berperan menghasilkan pelayanan yang dapat dibanggakan. Keteraturan dan pembagian tugas yang jelas, memperhatikan aspirasi dan pendapat karyawan serta menci[ptakan suasana kerja yang nyaman dapat memotivasi kreativitas. Salon sangat membutuhkan kreativitas dan lahirnya ide-ide baru untuk bisa bertahan di lingkungan yang berubah begitu cepat di jaman internet ini.

            Tanpa dukungan karyawan, pelayanan di salon tidak dapat maksimal. Mereka adalah ujung tombak bisnis kita. Pribadi mereka yang ramah dan bersahabat, penampilan tyang ceria dan penolong adalah tambang emaas buat usaha kita. Peran aktif mereka untuk menawarkan produk-produk yang kita pajang di salon sangat dibutuhkan.

            Pemahaman dan keterampilan yang mereka miliki untuk melayani pelanggan perlu dikembangkan dan disesuaikan dengan perkembangan terbaru. Berikanlah mereka kesempatan untuk mengikuti seminar dan training guna mengumpulkan informasi terkini dari dunia mode. rancanglah satu paket penghargaan dan sanksi untuk memottivasi dan mendisiplinkan karyawan. Selanjutnya bentuk team work yang kompak dan saling menfdukung. Receptionist sebagai orang pertama dan terakhir yang akan melakukan kontak dengan calon pelanggan, perlu pelatihan ekstra agar dapat memandu calon pelanggan mendapatkan pelayanan yang tepat dan cepat.

            Salon yang berotientasi pada pelayanan dan konsisten dengan itu tidak akan sempat menghitung hari lagi, mereka akan super sibuk setiap hari, kecapean, tidur dan bangun dengan keberuntungan bertumpuk sebelum mereka menyadarinya.

            Ternyata dari penjelasan di atas kunci untuk memajukan usaha salon di atas tersebut terdiri dari 6 faktor sebagai berikut :

- Memenuhi kebutuhan pelanggan

- Kelengkapan pelayanan

- Mutu pelayanan yang memuaskan

- Harga yang wajar dan bersaing.

- Manjaemen yang baik

- Dukungan karyawan.